“Welke informatie moet ik opslaan over mijn medewerkers? Hoe sla ik dit veilig op? Hoe lang moet ik dit bewaren?”
Ik word overspoeld door dit soort vragen van werkgevers.
Niet te vergeten, de vraag: “Is het wettelijk verplicht?”
Ja. Maar dat je je niet aan de wet houdt zonder personeelsdossier, is nog lang niet je grootste probleem.
Let me explain.
Boksen zonder bokshandschoenen
Het is inderdaad een juridische verplichting om een personeelsdossier bij te hebben als werkgever. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is vastgelegd wat werkgevers persoonsgegevens van hun medewerkers mogen verwerken. Denk aan het verzamelen, bijhouden, opslaan, raadplegen en verwijderen van gegevens. Een personeelsdossier is de ideale manier om dit zorgvuldig te doen.
Een personeelsdossier is van onschatbare waarde als er bijvoorbeeld gedoe ontstaat met een medewerker. Stel je wilt een medewerker ontslaan omdat hij al een lange tijd slecht functioneert. Je hebt meerdere pogingen gedaan om de medewerker te ondersteunen om te verbeteren. Zonder een goed bijgehouden personeelsdossier is het erg lastig om dit aan te tonen.
In een goed bijgehouden personeelsdossier staan alle afspraken, functioneringsgesprekken, waarschuwingen en verbetertrajecten die je met de medewerker hebt gehad. Zo kan je aantonen dat er wel degelijk sprake was van slecht functioneren en dat er meerdere kansen zijn gegeven om te verbeteren.
Help, mijn personeelsdossier is een puinhoop!
Zorg dat je personeelsdossier altijd klopt en actueel is. Als er wijzigingen plaatsvinden, zoals een verhuizing of een nieuw telefoonnummer, moet dit direct worden aangepast in het dossier. Het is verstandig om regelmatig het dossier door te nemen en te controleren of alle informatie nog relevant is.
Tips om ervoor te zorgen dat het personeelsdossier actueel en relevant blijft:
- Maak het bijhouden van het personeelsdossier onderdeel van het HR-beleid.
- Maak een checklist met alle documenten en informatie die in het personeelsdossier moeten worden opgenomen.
- Plan regelmatige evaluatiemomenten in om het personeelsdossier te controleren. Je kan dit bijvoorbeeld elke zes maanden doen.
- Een digitaal HR-systeem kan helpen om het bijhouden van het personeelsdossier eenvoudiger te maken.
- Zorg ervoor dat HR-medewerkers zijn getraind in het bijhouden van het personeelsdossier.
Bijkomend voordeel?
Met een dossier wat up-to-date is, sta je sterker als een medewerker een zaak aanspant. Want een dossier met oude adresgegevens of een verkeerd telefoonnummer, kan tegen je gebruikt worden. Je staat dan al met 3-0 achter. Alsof je niet zorgvuldig bent of nauwelijks geïnteresseerd bent in je medewerkers.
Maar dat ben je juist wel, toch?
Wat leg ik dan vast?
Je mag niet zomaar alles vastleggen en opslaan in het personeelsdossier. Het gaat om relevante informatie voor jou als werkgever, zoals:
- Persoonlijke gegevens.
- Arbeidsovereenkomst.
- Verzuimgegevens.
- Functionerings- en beoordelingsgesprekken.
- Training en opleiding.
- Verklaring omtrent gedrag.
- Correspondentie tussen jou en de medewerker.
En dus geen dieetvoorkeuren, namen van huisdieren of de laatste vakantiebestemming van je medewerkers.
Vergeet niet om het personeelsdossier goed beveiligen! Je wilt niet dat er informatie over je medewerker in verkeerde handen valt. Dit kun je doen door bijvoorbeeld alleen de HR medewerker en de directe leidinggevende toegang tot het personeelsdossier te geven.
Mag ik dit voor altijd bewaren?
Nee, maar de bewaartermijnen verschillen per document. In principe moet je documenten die belangrijk zijn voor de belastingheffing zeven jaar bewaren. Denk aan loonbelastingverklaringen, jaaropgaven en loonadministratie.
In een kort overzicht:
Net zoals je favoriete koffie moet je het personeelsdossier regelmatig bijhouden en aanpassen om de juiste smaak te behouden. Zorg ervoor dat je de bewaartermijnen kent en het dossier netjes bijhoudt, zodat je nooit een bittere nasmaak krijgt.
Ben jij een dare devil als het gaat om jouw personeelsdossiers of bewaar je de meest spannende momenten liever voor het personeelsuitje in de escape room?
