Ik krijg regelmatig de vraag van een werkgever over wat hij kan doen met een medewerker die disfunctioneert. Jammer genoeg is het kookpunt van de werkgever dan vaak al bereikt. De medewerker functioneert al een lange tijd niet en de werkgever is er klaar mee. De medewerker moet gewoon weg! Herkenbaar?
Gaat dat dan zo makkelijk? Natuurlijk niet.
Als ik vraag naar het dossier van de medewerker, blijkt:
- Er is geen duidelijke functiebeschrijving;
- De medewerker is nooit op zijn gedrag aangesproken;
- De medewerker heeft positieve functionerings- en beoordelingsgesprekken gehad (of deze hebben niet plaatsgevonden).
Maar wat moet je dan wel doen als werkgever als je constateert dat je medewerker niet of onvoldoende functioneert? Welke stappen neem je?
Ik heb een eenvoudig stappenplan opgesteld waarin ik je in 5 stappen help om te handelen bij disfunctioneren. Lees dit stappenplan niet pas wanneer het disfunctioneren aan de orde is, want je ‘dossieropbouw’ zowel positief als negatief begint al bij aanvang van de werkzaamheden van je medewerker.
Wat is eigenlijk disfunctioneren?
Je spreekt over disfunctioneren als de medewerker ongeschikt is voor zijn werk. De wet bevat geen uitleg van het begrip ‘disfunctioneren’. Er is dan ook geen vaste norm op basis waarvan de rechter bepaalt of er sprake is van zodanig disfunctioneren dat om die reden ontslag de enige oplossing is. Wat wel belangrijk is, is dat het disfunctioneren geen gevolg is van ziekte of gebrek van de medewerker. Ook mag dit geen gevolg zijn van slechte arbeidsomstandigheden of onvoldoende scholing.
Veel gemaakte fouten
De volgende punten zie ik vaak verkeerd gaan bij werkgevers en wil ik je graag meegeven:
- Je wacht veel te lang met het aanspreken van de medewerker op zijn functioneren. Bijvoorbeeld omdat je hem eerder niet kon missen of omdat hij eerst nog iemand moet inwerken.
- Je begint aan een verbetertraject, terwijl voor jou de uitkomst al vaststaat. Namelijk dat de medewerker moet vertrekken.
- Je laat de medewerker zelf het verbeterplan opstellen. Dit terwijl jij weet wat je wilt dat de medewerker verbetert.
- Je hebt wel gesprekken met de medewerker, maar maakt geen schriftelijke verslagen van deze gesprekken en de gemaakte afspraken.
Het stappenplan bij disfunctioneren
Constateer je dat een medewerker niet of onvoldoende functioneert? Volg dan de volgende stappen:
- Inventarisatie
Het uitgangspunt bij het functioneren van de medewerker is de functiebeschrijving en bijbehorende functie eisen. Welke taken en verantwoordelijkheden horen bij de functie van de medewerker? Heeft de medewerker voldoende kennis en vaardigheden om zijn functie naar behoren te kunnen uitoefenen?
- Het gesprek
Ga tijdig met de medewerker in gesprek zodra je het disfunctioneren constateert. In dit gesprek geef je aan op welke punten de medewerker zich dient te verbeteren. Wees helder en geef concrete voorbeelden, zodat voor de medewerker duidelijk is wat hij moet verbeteren. Bovendien is het belangrijk om meetbare doelen te stellen. Laat deze verbeterpunten ook terugkomen in de functionerings- en/of beoordelingsgesprekken. Je wilt geen tegenstrijdige signalen afgeven (een positieve beoordeling terwijl je ontevreden bent over het functioneren). Leg de afspraken schriftelijk vast en laat de medewerker het verslag met afspraken tekenen.
- Voorstel van het verbetertraject
Is er geen verbetering bij de medewerker naar aanleiding van de afspraken die zijn gemaakt in de functionerings- en beoordelingsgesprekken? Start dan een formeel verbetertraject. Dit houdt in dat je een gezamenlijk plan van aanpak opstelt, waarin staat op welke wijze de medewerker zich dient te verbeteren, binnen welk tijdsbestek en wat de consequenties zijn bij geen verbetering. Het doel is NIET dossieropbouw, maar een oprechte kans voor de medewerker om zich te verbeteren.
Gedurende het verbetertraject voer je op afgesproken tijdstippen voortgangsgesprekken met de medewerker. Heeft de medewerker behoefte aan specifieke ondersteuning of scholing, zorg hier dan voor. Ook van deze voortgangsgesprekken maak je een schriftelijk verslag en laat je deze tekenen door de medewerker.
- Einde verbetertraject
Aan het einde van het verbetertraject voer je een evaluatiegesprek met de medewerker. Heeft de medewerker de verbeterpunten, zoals besproken bij de start van het verbetertraject, behaald? Indien dit het geval is, dan kan het verbetertraject positief worden afgesloten. Dit bevestig je wederom weer schriftelijk aan de medewerker.
- Het vervolg
Wat nu als je aan het einde van het verbetertraject onvoldoende verbetering constateert?
Dan bekijk je allereerst of er ander passend werk voorhanden is. Oftewel je onderzoekt de herplaatsingsmogelijkheden binnen het bedrijf. Is dit niet mogelijk dan verbind je een van de consequenties die je hebt besproken bij de start van het verbetertraject. Dit kan bijvoorbeeld een demotie of een beëindiging van het dienstverband zijn.
Ik wil graag het stappenplan met toelichting in Pdf.
Hoe ver gaat de verplichting tot herplaatsen?
Ik wil nog graag een toelichting geven op de herplaatsingsverplichting. Ik zie in de praktijk dat deze stap regelmatig wordt overgeslagen of dat hier te licht aan wordt getild door de werkgever.
Als het verbetertraject is afgerond en het functioneren van de medewerker is onvoldoende verbeterd, dan moet je onderzoeken of er ander passend werk voorhanden is. Volgens de wettelijke ontslagregels mag de rechter een ontslagverzoek pas toewijzen als: “herplaatsing van de medewerker binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, in een andere passende functie niet mogelijk is of niet in de rede ligt”.
Het niet in de rede liggen is het geval als er sprake is van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de medewerker. De redelijke termijn is gelijk aan de wettelijke opzegtermijn van jou als werkgever. De termijn wordt berekend vanaf het moment dat de rechter een beslissing neemt op het ontslagverzoek. Dus bij het indienen van een ontslagverzoek moet je gemotiveerd kunnen aangeven dat een herplaatsing binnen dat termijn niet mogelijk is.
Je moet dus serieus onderzoeken of de herplaatsing mogelijk is. Dit kan doormiddel van het bekijken van een eventuele vacaturelijst en per functie aangeven of de medewerker hiervoor in aanmerking komt. Dit geldt ook voor andere locaties of binnen het concern. Tot slot moet je ook kijken naar eventuele scholing. Als de medewerker bijvoorbeeld door middel van scholing wel op een passende functie aan de slag kan, dan ben je verplicht om deze training of cursus aan te bieden.
Toch het dienstverband beëindigen?
Als het verbetertraject negatief is afgerond én er zijn geen herplaatsingsmogelijkheden, dan een beëindiging van het dienstverband een optie zijn. Hierbij heb je de keuze tussen beëindiging met wederzijds goedvinden (middels een vaststellingsovereenkomst) of een ontbindingsverzoek indienen bij de kantonrechter.
Wil je hiertoe overgaan, dan is het wijs om eerst advies in te winnen bij een arbeidsrecht specialist. Deze kan beoordelen of je voldoende hebt gedaan in de hiervoor genoemde 5 stappen en hoe je het beste de vaststellingsovereenkomst kan aanbieden.
