Wanneer de handtekening is gezet onder de arbeidsovereenkomst en de eerste werkdag nadert, denk je als werkgever dat je taak is volbracht.
Niet is minder waar.
De onboarding en inwerkperiode van je medewerker is de meest cruciale fase om een sterke verbinding met het bedrijf te creëren. Je medewerker beslist in deze fase namelijk: “Zet ik me volledig in?” of “Wacht ik gewoon mijn tijdelijke contract af?”.
Zie de onboarding als het aan boord komen van je medewerker in je bedrijf. De inwerkperiode is de start van de reis die je vervolgens samen maakt.
Met deze 10 tips zorg jij voor een vliegende start van je medewerker.
1. Zorg voor een hartelijk welkom
Begin al vóór de eerste werkdag met een warm welkom. Stuur een welkomstpakket met een persoonlijk kaartje en alle benodigde informatie over de eerste werkdag. Waar en hoelaat kan de medewerker zich de eerste dag melden en wat staat hem die dag te wachten. Denk ook aan kleine details: Moet je medewerker zijn eigen lunch meenemen of wordt dit geregeld?
Tip: Voeg een persoonlijke video boodschap toe van zijn toekomstige collega’s waarin zij iets grappigs vertellen over zichzelf en het werken in het bedrijf. Dan heb je direct gespreksstof tijdens de lunch 😉
2. Bereid je voor
Je wilt natuurlijk dat je nieuwe medewerker op zijn eerste werkdag vlekkeloos van start kan gaan. Zorg dat hij toegang heeft tot alle benodigde programma’s, bestanden en software. Vergeet niet de kopieerpas en toegangspas voor het gebouw te regelen en te activeren.
Tip: Laat je medewerker een blog schrijven of een PowerPoint presentatie maken. Hierin vertelt hij op een creatieve manier iets over zichzelf.
3. Maak kennis met het team
De eerste werkdag is aangebroken. Zorg dat je de medewerker zelf welkom heet. Maak tijd vrij voor een kennismaking tussen je nieuwe medewerker en zijn collega’s.
Tip: Kies niet voor de standaard rondleiding door het gebouw en het voorstellen aan iedereen. Organiseer een meet-and-greet waarbij de teamleden zichzelf kunnen voorstellen en een praatje kunnen maken.
4. Stel een checklist op
Na de introductie kan je nieuwe medewerker aan de slag. Maar waarmee? Zorg voor een checklist waar je medewerker in ieder geval de eerste week mee vooruit kan.
Kan je medewerker bijvoorbeeld al kennismakingen inplannen of zijn handtekening in outlook instellen. Maak het leuk door e-learnings toe te voegen.
Tip: Starten er meerdere medewerkers tegelijk? Plan dan een kick-off waarbij het installeren van de laptop en telefoon gezamenlijk plaatsvindt.
5. Wijs een mentor of buddy toe
Of je nieuwe medewerker nou in de productie werkt of op kantoor: een mentor of buddy is altijd fijn. Een begeleider voor de eerste periode waar je medewerker heen kan met al zijn vragen.
Niets is zo vervelend als een mentor of buddy die net bij de start van de nieuwe medewerker vakantie blijkt te hebben of ziek is. Ook zie ik nog regelmatig in de praktijk dat de mentor of buddy onvoldoende tijd heeft voor de begeleiding of volledig vanuit huis werkt.
Tip: Maak duidelijke afspraken over het mentorschap of buddy systeem in jouw bedrijf. Hoe lang is deze periode? Wat wordt er van de mentor of buddy verwacht? Wat mag de medewerker van de buddy verwachten?
6. Blijf betrokken
Zorg dat je nieuwe medewerker niet na de eerste werkweek gaat zwemmen. Blijf aangehaakt en plan regelmatig check-ins om te vragen hoe het gaat.
Tip: vergeet in deze periode niet de collega’s in het team te betrekken. Vertel niet alleen de nieuwe medewerker wat zijn taken en verantwoordelijkheden worden, maar ook aan de teamleden. Ik hoor nog te vaak collega’s opmerkingen maken: “Ik heb echt geen idee wat die nieuwe doet.”
7. Erken het einde van de proeftijd
Laat het einde van de proeftijd niet onopgemerkt voorbijgaan als je tevreden bent over je nieuwe medewerker. Je wilt ook niet als Maarten van Rossem het einde proeftijd gesprek aangaan.
Tip: Plan standaard einde proeftijdgesprekken in. Maak van deze gelegenheid gebruik om te evalueren hoe de medewerker de eerste maand heeft ervaren en hoe hij zich voelt binnen het bedrijf.
8. Duidelijke verwachtingen
Schep zoveel mogelijk duidelijkheid aan je nieuwe medewerker. Hoe gaat de komende tijd voor hem eruit zien. Krijgt hij ook doelstellings- en functioneringsgesprekken? Moet hij aan bepaalde normen voldoen?
Tip: Neem in de checklist op dat de medewerker hiervoor een afspraak met jou inplant om dit te bespreken. Leg helder uit hoe de beoordeling en feedback binnen jouw organisatie plaatsvinden.
9. Opleidingsmogelijkheden
Tegenwoordig is een van de eerste vragen van een nieuwe medeweker: “welke opleidingen kan ik volgen en wat zijn mijn doorgroeimogelijkheden?”
Tip: Stel een studiefaciliteitenregeling op waar je naar kan verwijzen. Denk ook aan eventuele verplichte opleidingspunten die de medewerker jaarlijks moet behalen. Neem de tijd om deze mogelijkheden met je medewerker te bespreken en leg uit hoe hij een aanvraag kan indienen.
10. Blijf ondersteunen
Blijf je medewerker ook na zijn inwerkperiode ondersteunen en begeleiden. Zoek hem regelmatig op en moedig hem aan om zich uit te spreken. Denk aan het geven van feedback en het uitspreken van waardering. Heeft je medewerker goed werk geleverd? Spreek dit uit. Dit geldt overigens niet enkel voor je nieuwe medewerker, maar voor al je medewerkers 😉
Ik heb hulp nodig
Denk je na het lezen van deze blog: “super interessant. Ik wil dolgraag aan de slag met deze ideeën binnen mijn bedrijf, maar eerlijk gezegd kom ik gewoon tijd tekort.”
Neem dan contact met mij op, zodat ik met je mee kan kijken en je kan adviseren.
