Ik draai er niet omheen. De Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) is een taai onderwerp waar veel werkgevers niet op zitten te wachten. Het kost mij dan ook altijd veel tijd en moeite om het belang hiervan duidelijk te maken.
Toch is het een heel belangrijk onderdeel van je bedrijf op het moment dat je werknemers in dienst neemt. Deze wettelijke verplichting staat dan namelijk aan de basis van de zaken die je moet regelen als werkgever. Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) ben je verplicht om de arbo-risico’s binnen je organisatie in kaart te brengen en aan te geven welke risico beperkende maatregelen je gaat nemen. Doe je dit niet dan kun je aansprakelijk worden gesteld indien zich een bedrijfsongeval voordoet. Ook bestaat de kans dat je een boete krijgt opgelegd door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Maar zijn dit nu de redenen om met de RI&E aan de slag te gaan? Nee, naar mijn mening niet!
Ik heb een Q&A opgenomen over de meest gestelde vragen die ik krijg over de RI&E. Je kunt hem hieronder bekijken of beluisteren via Spotify.
Ik ben van mening dat je met de RI&E aan de slag gaat omdat je als werkgever een veilige en gezonde werkomgeving voor je werknemers belangrijk vindt. Je wilt je werknemers een ‘great place to work’ bieden. Als je er op die manier naar kijkt, neem je de vragen uit de RI&E serieus. Dan wil je actief aan de slag met de arbo-risico’s die hieruit voortvloeien en dan stel je een arbobeleid op om dit vervolgens in de organisatie in te bedden.
Als je met deze mindset aan de slag wilt met de RI&E en arbobeleid, dan geef ik je graag alle informatie hierover in dit artikel.
De basis van de RI&E
De RI&E bestaat uit 3 stappen, namelijk:
- De inventarisatie van risico’s binnen je bedrijf.
- Het vaststellen van de ernst van de risico’s, oftewel de evaluatie.
- Het opstellen van een plan van aanpak met een planning voor de te nemen maatregelen.
Hoelang is de RI&E geldig?
De Arbowet geeft niet aan na hoeveel jaar de RI&E opnieuw moet worden uitgevoerd of een update moet ondergaan. Wel bepaalt de wet dat je de RI&E update als hiertoe aanleiding is. Waar moet je dan aan denken? Een verbouwing, het openen van een nieuwe vestiging of de aanschaf van een machine. Waar het om gaat is dat de RI&E een volledig en kloppend beeld geeft van de arbo-risico’s in je bedrijf. Afgezien van tussentijdse wijzigingen in het bedrijf is de frequentie van de RI&E in de praktijk doorgaans om de vier of vijf jaar.
Let op: Sommige Arbo managementsystemen schrijven wel een frequentie voor. Zo is in het VCA-systeem een RI&E-frequentie van drie jaar voorgeschreven voor organisaties die VCA-gecertificeerd willen zijn.
Welke onderwerpen kent de RI&E?
Je dient alle risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en psychosociale arbeidsbelasting in kaart te brengen. Denk hierbij aan machineveiligheid, gevaarlijke stoffen, fysieke belasting, geluid, trillingen en werkdruk. Ook de inhoud en kwaliteit van het arbobeleid, beoordeel je in de RI&E. Denk hierbij aan arbobeleidszaken als bedrijfshulpverlening, arbovoorlichting en -onderricht en het beleid rondom ongewenst gedrag.
De Nederlandse Arbeidsinspectie hanteert bij inspecties verder als uitgangspunt dat ook het onderwerp ‘werkdruk’ een verdiepend onderzoek vereist van jou als werkgever.
In de risico-inventarisatie beschrijf je het vereiste niveau (kennis en ervaring) van een preventiemedewerker. Ook benoem je het benodigde aantal preventiemedewerkers, hun taken en de vereiste tijdsbesteding. Over de preventiemedewerker lees je meer in mijn andere blog ‘alles wat je moet weten over de preventiemedewerker’.
Voor bedrijven die met grote hoeveelheden gevaarlijke stoffen werken, kunnen er aanvullende RI&E-verplichtingen gelden.
De RI&E is klaar als alle inventarisaties zijn uitgevoerd en als de maatregelen die daaruit voortvloeien ook zijn opgenomen in het plan van aanpak.
Welke rol speelt de OR bij de RI&E?
De OR heeft instemmingsrecht ten aanzien van de RI&E en het plan van aanpak, alsook ten aanzien van bijstellingen naderhand. Om dit traject soepel te laten verlopen is het verstandig om de OR in een vroegtijdig stadium te betrekken bij de keuzes in de RI&E-opzet en bij het opstellen van het Plan van Aanpak. Dit vergroot niet alleen het draagvlak onder de RI&E en het plan van aanpak, maar zeker ook de kwaliteit.
Stap 1. De inventarisatie van de risico’s
Bij het bepalen van de RI&E-opzet komen de volgende vragen aan de orde:
- Wie maakt de RI&E?
- Welk RI&E-instrument?
- Wie betrek je bij de RI&E?
Wie maakt de RI&E?
Je kan de RI&E als werkgever zelf uitvoeren. Vaak is dit de taak van de preventiemedewerker. Heb je minder dan 25 werknemers, dan kun je dit als directeur zelf doen in de hoedanigheid van preventiemedewerker.
Lukt het je niet om de RI&E intern uit te voeren omdat je de deskundigheid mist, dan kan je dit extern beleggen. Let er hierbij op dat er voldoende betrokkenheid is met het bedrijf en dat ook de maatregelen zijn toegespitst op de organisatie. Ik vind het belangrijk dat er voldoende draagvlak is voor de RI&E en zal dit dan ook altijd doen in samenwerking met jou als werkgever. Het voordeel van het samenwerken met een externe deskundige is dat er een frisse blik is, voldoende deskundigheid en ervaring in het uitvoeren van de RI&E en opstellen van het Plan van Aanpak.
Welk RI&E-instrument?
Een RI&E-instrument is een set van vragenlijsten waarmee je de arbo-risico’s binnen je bedrijf opspoort. Het is van belang om een instrument te kiezen dat goed aansluit bij de specifieke kenmerken van de organisatie. Het is goed om hierbij na te gaan of het RI&E-instrument is afgestemd op een eventuele arbocatalogus.
Ga allereerst na of er in jouw sector een zogeheten ‘branche-RI&E’ is ontwikkeld. Dit digitale instrument is toegespitst op de arbo-risico’s in jouw sector en leidt na invulling van alle RI&E-vragen automatisch tot een Plan van Aanpak.
De branche-RI&E-instrumenten kun je vinden op www.rie.nl. In veel gevallen verwijst deze website naar de website van de branchevereniging. Daar kun je vervolgens, gratis of tegen betaling, gebruik maken van het RI&E-instrument. Kun je geen gebruik maken van een branche-RIE-instrument? Dan is het verstandig om contact op te nemen met je arbodienst of een andere externe aanbieder voor een RI&E op maat.
Wie betrek je bij de RI&E?
Wil een RI&E met alle arbo-risico’s en passende maatregelen? Dan is het belangrijk dat je leidinggevenden en werknemers betrekt bij de RI&E. Dit is mogelijk door per thema een werkgroep samen te stellen die zich buigt over de mogelijke risico’s binnen dat thema. Een andere mogelijkheid is dat de preventiemedewerker per afdeling gestructureerde interviews houdt met werknemers.
Het is niet de bedoeling om de vragen van de RI&E vanachter je bureau in te vullen, zonder bezoek aan de werkvloer en met weinig of geen inbreng van anderen. Toch zie ik juist dit in de praktijk vaak gebeuren.
Stap 2. Het vaststellen van de ernst van de risico’s
Het evalueren van de risico’s betekent het wegen van de aard en de ernst van de risico’s. Het woord ‘evalueren’ betekent hier dus heel iets anders dan in het normale spraakgebruik. Waar het om gaat is dat je na de inventarisatie, de gevonden arbo-risico’s rangschikt op grond van de zwaarte van het risico.
De evaluatie is een hulpmiddel om de juiste prioriteiten te stellen. Een bekende methode is de methode waarbij je per aangetroffen risico een waarde toekent aan de waarschijnlijkheid dat het zich voordoet en het mogelijke effect. Hiermee kun je het arbo-risico indelen in een risico-klasse. Waarom is dit van belang? Omdat je op basis hiervan kunt bepalen welke plaats op de lijst dit arbo-risico krijgt in het Plan van Aanpak. Met andere woorden: Welk risico moet het eerst worden aangepakt?
Stap 3. Het opstellen van een Plan van Aanpak
In het Plan van Aanpak geef je aan welke maatregelen je gaat nemen op basis van de geconstateerde risico’s uit de RI&E. Je neemt op binnen welke termijn je deze maatregelen neemt en wie hiervoor verantwoordelijk is.
Ben je een grote organisatie met meerdere vestigingen en/of afdelingen? Dan is het verstandig om te kiezen voor meerdere RI&E’s en Plannen van Aanpak. Er is dan één Plan van Aanpak per vestiging of afdeling. Voor de bedrijfsbrede arbothema’s heb je daarnaast een overkoepelende RI&E.
Het opstellen van een Plan van Aanpak kan op meerdere manieren. Hieronder zie je enkele hoofdvormen:
- Gedetailleerd plan van aanpak
Bij een gedetailleerd Plan van Aanpak werk je voor de komende jaren de acties uit. Hierin verwerk je wat de arbo-risico’s zijn, welke maatregelen worden genomen, wie hiervoor verantwoordelijk is en wanneer dit moet zijn afgerond. Een dergelijk plan werkt goed bij kleinere organisaties waar de RI&E weinig arbo-risico’s oplevert. - Globaal plan van aanpak
Bij een globaal Plan van Aanpak (de naam zegt het al) maak je een verdeling van de arbo-risico’s uit de RI&E voor de komende 4 of 5 jaar. Vervolgens maak je ieder jaar een gedetailleerd Arbo jaarplan waarin de acties staan voor dat betreffende jaar. In het jaarplan geef je aan wie verantwoordelijk is en wat het budget is. Dit Arbo jaarplan biedt meer flexibiliteit. Bovendien zorgt het ervoor dat dit thema jaarlijks terugkeert en aandacht krijgt.
Moet ik de RI&E verplicht laten toetsen?
In beginsel ben als werkgever verplicht om de RI&E te laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Deze samenwerking moeten werkgever en de deskundige neerleggen in het zogenaamde ‘basiscontract’, dat elke werkgever moet afsluiten met een gecertificeerde deskundige.
Een arbodienst of gecertificeerde deskundige beoordeelt of het rapport volledig en juist is opgesteld en of de RI&E is gebaseerd op de actuele normen en richtlijnen. De toetsing moet onder meer zijn gebaseerd op een rondgang door het bedrijf door deze deskundige.
Je kan zelf kiezen welke gecertificeerde deskundige de RI&E toetst. Kijk bij je keuze naar de problematiek binnen je organisatie. Zijn er veel problemen op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting, dan ligt inschakeling van een arbeids- en organisatiedeskundige voor de hand. Een arbeidshygiënist is de aangewezen persoon bij veel gezondheidsproblemen en uiteraard is een veiligheidsdeskundige de juiste keuze als veiligheidskwesties centraal staan.
Heb je minder dan 25 werknemers? Dan is het niet verplicht om een toetsing van de RI&E uit te laten voeren, als je gebruik maakt van een door de branche erkend RI&E-instrument.
Werkt je totaal aantal werknemers maximaal 40 uur per week? Dan moet je wel een RI&E hebben, maar hoef je de RI&E niet te laten toetsen. Je mag voor het maken van de RI&E gebruikmaken van de ‘Checklist Gezondheidsrisico’s ’. Voor de 40 uren telt iedereen mee die een arbeidsovereenkomst heeft.
Hoe stel ik een Arbobeleid op?
Oke, nu weet je welke stappen je moet nemen om een RI&E uit te voeren en een Plan van Aanpak op te stellen. Hoe nu verder?
Op grond van de Arbowet dien je te zorgen voor de veiligheid en de gezondheid van je werknemers en hiervoor een beleid te voeren gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. Dit betekent dan ook dat je er met het uitvoeren van de RI&E alleen niet bent.
Het Arbobeleid vormt de basis van de RI&E. Het is als het ware de kapstok. In de Arbowet staat namelijk dat je bij het voeren van het Arbobeleid in een RI&E vastlegt welke risico’s het werk van de werknemers met zich meebrengt. In een Arbobeleidsplan regel je in ieder geval het ziekteverzuimbeleid, de bedrijfshulpverlening (bhv), de preventiemedewerker en het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO). Maar denk ook aan beleid rondom werkdruk of ongewenst gedrag en mogelijke andere risico’s binnen je organisatie.
Over het arbobeleid ga ik nog een uitgebreidere blog schrijven om je ook hiermee verder op weg te helpen.
Help!
Als je na het lezen van dit artikel denkt oké leuk allemaal maar ik snap er echt niets van. Of wil je er wel serieus mee aan de slag, maar weet je niet waar je moet beginnen?
Ik help graag mee om de RI&E en het Arbobeleid goed neer te zetten in je organisatie zodat je een solide basis hebt en daarop kunt voortborduren.
