“Ja hoor, wij hebben een preventiemedewerker”, zegt werkgever X. “Dat is Janneke van HR.” Als ik vervolgens aan Janneke vraag wat zij als preventiemedewerker allemaal doet, geeft ze aan dat zij eigenlijk geen idee heeft wat ze moet doen. Zij kreeg deze rol toebedeeld omdat dit volgens werkgever X het beste bij HR paste.
Werkgever X is geen uitzondering. Als ik rondvraag aan HR collega’s en werkgevers wie de preventiemedewerker is en wat voor taken hij of zij doet, weet eigenlijk niemand mij een helder antwoord te geven. Wat ik wel steeds terug krijg is: “Dat is toch een wettelijke verplichting?”
Geen zin om de hele blog te lezen?
Bekijk dan de video of beluister de podcast.
Uiteraard kun je hieronder ook gewoon verder lezen.
Voor sommige HR professionals en werkgevers is dit een saai onderwerp. Ik kan daarentegen helemaal los gaan op dit onderwerp en alles wat met arbeidsomstandigheden te maken heeft!
Ik hoop je in deze blog wat meer helderheid te geven over de rol van de preventiemedewerker.
Wat is een preventie medewerker?
Laten we beginnen met de vraag wat nou eigenlijk een preventiemedewerker is. Een preventiemedewerker is een medewerker die zich bezighoudt met de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. Meestal heeft een medewerker dit als extra rol naast zijn eigen functie.
Oké, maar wat is dan bezig zijn met veiligheid en gezondheid op de werkvloer? Als werkgever heb je de wettelijke verplichting om uitvoering te geven aan het arbobeleid. De taak van de preventiemedewerker is om jou, als werkgever, hierin te ondersteunen.
Hoe zat het ook alweer? Even in 5 stappen:
- Jij moet zorgen voor de veiligheid en de gezondheid van je medewerkers;
- Om dit te bereiken moet je beleid maken/voeren voor zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden te realiseren;
- Aan de basis van dit arbobeleid ligt de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E), waarin je aangeeft welke risico’s het werk met zich meebrengt voor je medewerkers;
- In een plan van aanpak noem je vervolgens de maatregelen die je gaat nemen naar aanleiding van de risico’s uit de RI&E;
- Een of meer deskundige medewerkers (oftewel dé preventiemedewerkers) staan je bij in de uitoefening van de hiervoor genoemde 4 stappen.
Ik zie dat er heel wisselend invulling wordt gegeven aan de rol van de preventiemedewerker. Van een medewerker met een minimale rol als preventiemedewerker tot arbocoördinatoren of KAM-coördinatoren (kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu) die binnen hun functie de rol van preventiemedewerker uitoefenen. Soms is er enkel één preventiemedewerker binnen het bedrijf en soms zijn dit er wel 3 of 4. Dit is afhankelijk van de grootte van het bedrijf.
Is een preventie medewerker verplicht?
Het zal je niet verbazen dat het antwoord hierop ‘ja’ is. Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (art. 13 lid 1) moet elk bedrijf met minimaal één medewerker zich verplicht bij te laten staan door één of meer deskundige medewerkers. Met deze deskundige medewerkers worden de preventiemedewerkers bedoeld.
Als we dan kijken wie de rol van preventiemedewerker kan uitoefenen, dan geldt dat je tot 25 medewerkers dit zelf als werkgever kunt doen. Heb je meer dan 25 medewerkers in dienst, dan moet je een medewerker aanwijzen als preventiemedewerker.
Het is trouwens niet toegestaan om iemand van buiten de organisatie aan te wijzen als preventiemedewerker, tenzij het intern onmogelijk is om te organiseren. Je moet dan wel kunnen aantonen dat je niemand intern kan aanwijzen.
Moet je een opleiding hebben als preventie medewerker?
Nee, in de wet wordt geen specifieke opleiding genoemd. Ook wel logisch want de deskundigheid van een preventiemedewerker wordt bepaald door de risico’s in het bedrijf. De wetgever zegt dat de preventiemedewerker zijn taken ‘naar behoren’ moet kunnen uitoefenen. Dit betekent dan ook dat je als werkgever de preventiemedewerker in staat moet stellen om de benodigde deskundigheid te behalen, zowel in tijd als geld.
In het ene geval is een algemene introductietraining van twee dagen voldoende hiervoor en in het andere geval heeft de preventiemedewerker een opleiding tot hogere veiligheidskunde nodig, aangevuld met enkele specifieke thematische trainingen.
Heb je meerdere preventiemedewerkers binnen het bedrijf? Dan kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld een verdeling te maken in de risico’s zoals fysieke belasting, gevaarlijke stoffen, werkdruk of machineveiligheid.
Hoeveel tijd kost deze rol?
Ook over de tijd die een preventiemedewerker minimaal moet krijgen doet de wetgever geen uitspraak. Dit verschilt echt van bedrijf tot bedrijf. De uitslag van de RI&E bepaalt in grote mate de hoeveelheid tijd die de preventiemedewerker nodig heeft. Wil je toch een inschatting kunnen maken, dan kun je gebruik maken van een door de TNO ontwikkelde tool van InPreventie. Op basis van de uitkomst kan je kiezen om een functie te creëren of meerdere preventiemedewerkers aan te wijzen.
Ontslag bescherming voor de preventie medewerker?
Een preventiemedewerker heeft een vergelijkbare bescherming als de leden van een ondernemingsraad (OR). Dit om de onafhankelijkheid te kunnen waarborgen. Deze bescherming houdt in dat de preventiemedewerker als gevolg van zijn advies niet mag worden benadeeld en niet mag worden ontslagen. Nu moet ik zeggen dat als je een preventiemedewerker wilt ontslaan, dit waarschijnlijk niet het gevolg is van een door hem gegeven advies. 😉
Rol van de ondernemingsraad
Sinds 2017 heeft de OR meer rechten gekregen ten aanzien van preventiemedewerkers. Zo heeft de OR instemmingsrecht over het aantal preventiemedewerkers, hun beschikbare tijd, hun plaats in de organisatie en hun takenpakket.
Hoe belangrijk dit wordt gevonden door de OR, hangt af van de medewerkers die in de OR zitten. Hebben zij kennis en affiniteit met dit onderwerp dan zullen zij zich hier hard voor maken. Is dit er niet, dan wordt dit onderwerp een ‘ondergeschoven kindje’.
Allemaal leuk en aardig deze theorie maar wat doen ze in de praktijk?
De primaire taken van de preventiemedewerker zijn:
- Ondersteunen in het opstellen RI&E en Plan van Aanpak;
- Samenwerken met Arbo deskundigen en OR;
- Nemen van arbomaatregelen;
- Ondersteunen in het opstellen arbobeleid.
Het is aan jou als werkgever om hier verder invulling aan te geven binnen je organisatie. In veel organisaties zie ik dat er naast deze wettelijke taken ook nog extra taken gegeven worden aan een preventiemedewerker, zoals:
- Het geven van voorlichting en informatie aan medewerkers en/of OR;
- Verdelen van taken en verantwoordelijkheden binnen arboteam;
- Het registreren van arbeidsongevallen;
- Vraagbaak voor medewerkers;
- Aanspreekpunt voor (externe) deskundigen.
In de praktijk zie ik dat willekeurige medewerkers worden benoemd als preventiemedewerker en geen idee hebben wat zij precies moeten doen, welke deskundigheid van hen wordt verwacht en welke opleiding dus aansluit. Meestal worden medewerkers uit staffuncties aangewezen, zoals HR of casemanagers.
Ik ben van mening dat dit een gemiste kans is. De medewerkers op de werkvloer weten namelijk als geen ander waar arborisico’s zitten en wat effectieve maatregelen kunnen zijn. Ook kunnen deze medewerkers op de werkvloer als direct aanspreekpunt fungeren voor collega’s met vragen of opmerkingen over veiligheid en gezondheid. Opmerkingen die je gemakkelijk als medewerker op de werkvloer te horen kan krijgen zijn: ‘de vloer daar op die afdeling is echt te glad’, ‘ Het tocht altijd bij dit raam, ik krijg er nekklachten van’ of ‘die boormachine heeft zijn beste tijd gehad. Dat ding is gevaarlijk geworden’.
Mijn advies
Stel een heldere functieomschrijving op met taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de preventiemedewerker. Leg ook de daarvoor beschikbare tijd vast. Zorg ook voor een doorlopende ontwikkeling door een verantwoordelijke medewerker aan te wijzen waar de preventiemedewerker periodiek overleg mee heeft om de voortgang te bespreken.
Laat de preventiemedewerker onderdeel zijn van een bredere werkgroep met bijvoorbeeld HR, casemanager, arbocoördinator, bhv en iemand van de OR. Dit om het belang van de preventie meer structuur te geven en meer draagvlak te creëren.
Tot slot is het van belang dat bij andere medewerkers bekend is wie de preventiemedewerker is en wat zijn taken zijn. Het is verstandig om de preventiemedewerker periodiek in de gelegenheid te stellen zichtbaar te zijn bij de medewerkers. De preventiemedewerker kan dan de medewerkers informeren over de veiligheid en gezondheid op de werkvloer.
Leuker kan ik het niet maken en makkelijker ook niet. Maar voorkomen is beter dan genezen 😉
