“Dit gebeurt niet bij ons.”
Ondanks dat er al talloze gevallen van ongewenst gedrag bij organisaties in het nieuws zijn geweest (google maar eens), denken de meeste werkgevers dat ongewenst gedrag bij hen niet voorkomt. Ja, hooguit een geintje of verkeerde opmerking. Tot het moment dat een grote misstand het nieuws bereikt.
Ik vind dit een gemiste kans. Dus bij dezen het advies aan HR om hier nu al mee aan de slag te gaan en niet te wachten tot zich iets voordoet.
Welke vormen van ongewenst gedrag zijn er?
Voordat ik de tips met jou als HR professional deel, nog even een toelichting op het begrip ongewenst gedrag. Als we het over ongewenst gedrag hebben, dan hebben we het over:
- Seksuele intimidatie
- Enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele ondertoon dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd.
- Agressie en geweld
- Voorvallen waarbij een medewerker psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid.
- Pesten
- Alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter van één of meerdere medewerkers gericht tegen een medewerker of een groep van medewerkers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.
- Discriminatie
- Direct of indirect onderscheid. Denk hierbij aan onderscheid naar bijvoorbeeld geaardheid of ras.
En dan nu de adviezen
1. Opstellen beleid rondom ongewenst gedrag
In de Arbeidsomstandighedenwet maakt het thema ongewenst gedrag deel uit van ‘psychosociale arbeidsbelasting’ (PSA). In artikel 3 van deze wet staat dat een werkgever een beleid moet voeren om PSA zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken.
Het doel van het beleid is het creëren van een veilige en vertrouwde omgeving. Je wilt een bedrijfscultuur waarin wederzijds respect voor elkaar is en waar een open sfeer heerst. Het is de bedoeling dat de medewerker zich veilig genoeg voelt om ongewenst gedrag bespreekbaar te maken en dat wordt uitgedragen dat ongewenst gedrag niet wordt getolereerd.
Het beleid start met een visie vanuit de directie omtrent gewenst en ongewenst gedrag. Voordat je verder gaat vanuit HR met de uitwerking van het beleid, dien je dus met de directie te bespreken hoe zij hierin staan en wat haar visie is.
Deze visie kun je vervolgens uitwerken in een gedragscode (on)gewenst gedrag. Hierin geef je aan wat er wordt verstaan onder gewenst gedrag en welk gedrag niet wordt getolereerd binnen de organisatie. Hoe specifieker je dit kunt maken, des te beter.
2. Aanstellen van een vertrouwenspersoon
Onderdeel van het beleid is het aanstellen van een vertrouwenspersoon (nog geen wettelijke verplichting). Als HR dien je ervoor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie bekend is met deze vertrouwenspersoon en hoe deze te bereiken is. Bovendien raad ik sterk aan om de vertrouwenspersoon een opleiding tot vertrouwenspersoon te laten volgen en te zorgen dat er helderheid is over de taken en verantwoordelijkheden. Denk hierbij aan de tijd en ruimte die de vertrouwenspersoon krijgt voor de uitoefening van de werkzaamheden.
Een vertrouwenspersoon kan een interne of externe vertrouwenspersoon zijn of een combinatie van beide. Voor beide zijn voor- en nadelen te noemen. Een combinatie van een interne- en een externe vertrouwenspersoon geniet naar mijn mening de voorkeur.
Let op: Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is echter niet voldoende. Uit onderzoek van het Onderzoeksbureau SKB (gespecialiseerd in onderzoek naar Psychosociale arbeidsbelasting) blijkt namelijk dat slechts 13% van de slachtoffers naar een vertrouwenspersoon gaat nadat zij ongewenst gedrag hebben meegemaakt. Dit maakt het des te belangrijker om goed na te denken wie je aanwijst als vertrouwenspersoon.
Ik zal later een blog schrijven waarin ik meer vertel over de rol en taken van de vertrouwenspersoon.
3. Opstellen protocol ongewenst gedrag
Ben je klaar met het opstellen van het beleid? Dan kun je verder met het protocol ongewenst gedrag. In het protocol leg je uit waar de medewerker terecht kan op het moment dat de medewerker wordt geconfronteerd met ongewenst gedrag. Welke procedures zijn er? Is er een vertrouwenspersoon en wie is deze vertrouwenspersoon? Is er een klachtencommissie en wat is de klachtenprocedure? Dit zijn een aantal aspecten die die aan de orde kunnen komen in het protocol.
Het protocol kun je apart invoeren of als onderdeel van het beleid ongewenst gedrag. Gezien de samenhang, gaat mijn voorkeur uit naar het laatste.
4. Klachtenregeling en klachtencommissie
Verder is het aan HR om een klachtenregeling op te stellen, of in ieder geval een klachtenregeling te initiëren. Klachten moeten voortvarend, maar ook zorgvuldig worden onderzocht. Nadat zorgvuldig onderzoek is gedaan moeten passende sancties worden opgelegd.
Uiteraard is het wenselijk om eerst te kijken of iets informeel kan worden opgelost. Indien een medewerker het ongewenst gedrag om welke reden dan ook niet bij de leidinggevende wil of kan aankaarten, dan kan de medewerker zich wenden tot een vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon vangt de medewerker op en, indien gewenst, biedt deze verdere begeleiding.
Als dit niet tot een bevredigende oplossing leidt dan wil je dat de medewerker de mogelijkheid heeft om een officiële klacht in te dienen en dat er een formele procedure gaat lopen waarbij zorgvuldig en wellicht ook onafhankelijk onderzoek plaatsvindt. Dit kan doormiddel van het oprichten van een klachtencommissie ongewenst gedrag.
Deze klachtencommissie heeft een oneven aantal leden, waarbij vaak wordt gekozen voor een combinatie van interne leden en één extern lid (bij voorkeur een jurist) of een volledig externe klachtencommissie. Mijn advies bij het benoemen van de interne commissieleden is (om de onafhankelijkheid te waarborgen) geen leden te kiezen die een leidinggevende rol hebben binnen de organisatie, MT lid zijn of werkzaam zijn binnen HR.
Mogelijke sancties die de klachtencommissie kan adviseren:
Gegronde klacht:
- Schriftelijke waarschuwing
- Schorsing
- Geldboete
- Overplaatsing
- Ontslag
Ongegronde klacht:
- Rehabilitatie
- Normaliseren situatie
Ook bij een ongegronde klacht kan een frictie ontstaan, denk aan een medewerker die onterecht is beschuldigd. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de medewerker weer zo goed als normaal kan terugkeren naar het werk. Mijn advies is om hier voldoende aandacht voor te hebben.
5. Overbrengen van het beleid
Het opstellen van beleid is één, maar minstens zo belangrijk is het uitdragen en overbrengen van dit beleid. Onderdeel hiervan kunnen trainingen en cursussen voor leidinggevenden en medewerkers zijn. Hoe kunnen zij ongewenst gedrag herkennen en als zij dit signaleren of zelf hebben meegemaakt, wat kunnen zij dan doen en welke regels gelden er?
Het is belangrijk dat het beleid ongewenst gedrag onderdeel wordt van de cultuur binnen de organisatie. HR speelt hierin een rol door het beleid te blijven monitoren en evalueren. Ook kan HR initiëren dat dit een terugkerend (en zelfs verplicht) onderwerp is tijdens werkbesprekingen, zodat leidinggevenden met hun eigen medewerkers over het onderwerp overleggen en afspraken maken over de manier waarop er met elkaar wordt omgegaan.
Tot slot nog een heel belangrijke tip: zorg dat er direct wordt opgetreden bij het signaleren van ongewenst gedrag (ook bij kleine ongepaste grappen). Laat zien dat dit niet acceptabel is. Doe je dit niet, dan kan bij andere medewerkers het beeld ontstaan dat je dit accepteert.
PS. Wist je dat een actief diversiteitsbeleid bijdraagt aan het voorkomen van ongewenst gedrag? Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat ongewenst gedrag het minst voorkomt op afdelingen waar mensen met verschillende achtergronden zijn vertegenwoordigd.
Wil je hier meer over weten of kom je er niet uit?
Ik denk graag met je mee.
