Steeds meer medewerkers werken thuis. Ik verwacht niet dat dit minder wordt nu er ook een wetsvoorstel Wet werken waar je wilt aanhangig is, waarin je medewerker het recht krijgt om zijn arbeidsplaats te wijzigen (en dus thuis te werken).
Je hebt als werkgever een wettelijke zorgplicht (niet dat dit je drive moet zijn) om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek voor je medewerkers. Ook als zij vanuit huis werken.
In deze checklist lees je hoe je dit doet.
1. Arbo verplichtingen
Je bent verplicht vanuit arbowetgeving om…Nee, je doet het niet omdat dit verplicht is, weet je nog? Je wilt als werkgever het werk zo organiseren dat je medewerkers hun werk zo veilig en gezond mogelijk kunnen doen. Controleer daarom of je de volgende punten op orde hebt:
- Stel een arbobeleid op, ook met betrekking tot het thuiswerken.
- Breng de risico’s in kaart die zijn verbonden aan het thuiswerken.
- Tref maatregelen om grote risico’s te beheersen.
- Stel informatie beschikbaar aan medewerkers over het thuiswerken.
- Geef voorlichting over de mogelijke risico’s en maatregelen bij thuiswerken.
Thuiswerk beleid
De onderstaande onderwerpen kun je opnemen bij het opstellen van je thuiswerk beleid. Let op: het enkel opstellen van een thuiswerk beleid is onvoldoende. Je moet dit beleid ook daadwerkelijk uitdragen en handhaven. Klinkt logisch toch? En toch zie ik bij veel werkgevers dit beleid in een (online) archief mapje versloffen.
Oke, terug naar de onderwerpen voor het thuiswerk beleid:
- De visie van de organisatie over het thuiswerken.
- Regels die bepalen wanneer werkzaamheden en medewerkers wel of niet in aanmerking komen voor thuiswerken. Zorg dat deze regels helder en logisch zijn.
- De keuze mogelijkheden of en in welke mate medewerkers kunnen thuiswerken.
- Afspraken over de bedrijfshulpverlening: Weten de medewerkers wat ze moeten doen bij brand, bij een ongeval of wanneer iemand onwel wordt?
- De werk- en rusttijden bij thuiswerken. Houd hierbij rekening met de nodige bereikbaarheid tijdens de werktijden in het bedrijf.
- De bereikbaarheid van de medewerkers bij thuiswerken.
- Het in gesprek blijven met de medewerkers over arbogerelateerde onderwerpen. Denk daarbij aan de psychosociale belasting, het veranderen van sociale relaties, de werk-privébalans, het uitlopen van de werktijden en de verleiding om veel uren te maken.
- Advies over het onderhouden van gezonde sociale relaties met hun collega’s.
- De systematiek voor het beoordelen van de arbeidsomstandigheden thuis. Denk aan een werkplekdeskundige.
- Eventuele financieel bijdrage om de werkplek in te richten. Denk aan meubilair en apparatuur.
2. Communicatie
Wanneer je medewerkers zich allemaal op andere locaties werken, is goede communicatie extra belangrijk. Denk hierbij aan de volgende punten:
- Plan dagelijks of wekelijks een (korte) meeting met de afdeling. Tijdens die meetings krijgen je medewerkers de informatie die ze nodig hebben. Zo houden ze het overzicht over hun taken, de voortgangen en eventuele veranderingen.
- Reserveer voor of na een online bijeenkomst ook tijd om random met een medewerker na te praten. De medewerker kan jou dan bijpraten over andere dingen dan werk en zijn persoonlijke interesses delen. Dit vervangt deels het praatje bij de koffieautomaat op kantoor.
- Maak de afspraak met je medewerkers dat zij zoveel mogelijk via videobellen contact met elkaar opnemen in plaats van telefonisch.
- Een mail of appje is snel verstuurd, maar soms kun je een hoop onduidelijkheid voorkomen met een telefoongesprek of nog beter, met een videogesprek.
- Ontspanning is belangrijk. Ontmoet elkaar daarom ook voor online gezelligheid en organiseer regelmatig activiteiten waarbij je medewerkers wel fysiek bij elkaar komen.
3. Gemotiveerde medewerkers
Ik merk dat leidinggevenden het motiveren van medewerkers op afstand nog lastig vinden. De volgende adviezen kunnen hierbij helpen.
- Geef de medewerkers de technologie die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Denk daarbij aan de hardware, zoals laptops en telefoons, maar ook aan de juiste software zoals programma’s om samen te werken.
- Zorg ervoor dat medewerkers weten welke doelen zij moeten bereiken. Zo weten ze wat je van ze verwacht. Focus op het doel en niet op de manier waarop de medewerker dit behaalt.
- Wanneer de normale werkroutine wordt verstoord, hebben medewerkers meer behoefte aan erkenning van hun werk. Die erkenning kun je laten blijken door extra complimenten, tekenen van waardering, ontwikkelingskansen en kleine extraatjes.
- In tijden van verandering is het belangrijk dat medewerkers de besluiten van de organisatie begrijpen en weten wat de gevolgen hiervan zijn. Tegelijkertijd moet een leidinggevende inzicht hebben in de uitdagingen en zorgen van zijn medewerkers.
En sommige leidinggevenden blijven het gewoon lastig vinden om hun medewerkers los te laten. Het liefst houden ze voortdurend in de gaten waar hun medewerkers mee bezig zijn. Maar dit micro managen gaat ten koste van de motivatie van de medewerkers. Geef ze het vertrouwen dat ze hun werk zelfstandig kunnen uitvoeren.
